部門の壁をつくる「お役所仕事」が存在しませんか？
1人、2人といった少人数で始めたビジネスも、業績が伸びれば従業員数が増えていきます。そして、それに応じていろいろな部門が立ち上がります。
複数の部門ができると、避けて通れないのが「部門の壁」。その壁をより高くしているのが、制度と手順を重視した「お役所仕事」です。御社の業務には存在しませんか？
制度や手順を運用・徹底すると目的がすり替わる
ビジネスが確立してくると業務が分割され、それぞれの部門がそれぞれの役割を担うようになります。すると、業務を効率的に遂行するための制度やフローが生み出され、従業員はそれを運用するようになります。
制度や手順を運用していくと、いつの間にか目的がすり替わってしまいがち。従業員は目先の仕組みを運用し、徹底していくことが目的であるかのように業務をこなすようになり、そこにエネルギーを費やします。すると、本来の目的であるサービス提供がないがしろにされるという、本末転倒な事態が起きてしまいます。
「前例がありません」
「従来の事務フローとは違います」
「あなただけ特別扱いするわけにはいきません」
「それは、私の仕事ではありません」
このような言葉が現場から聞こえてきたら要注意。その業務が「お役所仕事」になっているサインなのです。
「お役所仕事」減少策のひとつがジョブローテーション
もちろん、このような「お役所仕事」をしてしまう従業員にも言い分があります。きちんと決まった制度・手順にのっとって業務を行わないと、期日通りに遂行できないからです。
ここで大事なのは、業務遂行上の制度・手順は一度決まったらそれでおしまいではないという点です。「これでいこう」と一度決まった手順でも、続けているうちに実情と合わなくなるのは当然。随時見直しをして、お客様の利益と会社の利益につながるフローに改善する必要があるでしょう。
「お役所仕事」をなくす方法のひとつとして、ジョブローテーションが有効です。「お役所仕事」になりそうな部門については、一定期間・一定割合でメンバーを入れ替えるのです。外部のメンバーが入ることで「このやり方は合わない」ということに気づき、従来のやり方にとらわれない改善策が生み出される可能性があるのです。
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